Internrevision innebär att regelbundet gå igenom, utvärdera och ifrågasätta sin verksamhet och dess resultat. På så sätt hittar ni brister såväl som möjliga förbättringar. 

Internrevison är en egenkontroll för att säkerställa att bl. a lagar och krav efterlevs. Kraven kan vara från ägare, kund, anställda, organisationer eller företagets egna krav. Genomförda internrevisioner är ett av kraven i ISO standarder. Oavsett om företaget är certifierat eller inte så är internrevisioner en viktig kontroll för lagefterlevnad. 

Har ni svårt att hinna med era internrevisoner eller saknar egen kompetens att genomföra det.  Hör av er till JUNTO AB.

Vad innebär en internrevision, behövs det?

Årlig hälsokontroll

På ett enkelt sätt kan man jämföra en internrevision med en årlig hälsokontroll av ledningssystemets funktion. Internrevisorn granskar hela eller delar av ledningssystemet beroende på önskemål från ägare och ledning. Internrevisionen genomförs via olika metoder, intervju, granskning av dokument, handlingsplaner mm. Internrevisionen är en möjlighet att fånga upp förslag, förändringar och avvikelser som leder till förbättringar i organisationen.

Stickprov, intervjuer

Under internrevisionen genomförs stickprov och granskning av utvärderingar/uppföljningar för att få en fingervisning om funktionen. Vad har mätningarna visat? Finns det något som hindrar effektivitet, kundnöjdhet? Är trenden att kunderna är mindre nöjda, reklamationer och avvikelser kanske till följd av leveransförseningar? Vilka åtgärder har gjorts för att förhindra och förbättra processen?

Leder organisationens arbetssätt till önskade resultat och till de mål som är uppställda och är samtliga i organisationen medvetna om vad som förväntas av dem oavsett roll i organisationen.

Avvikelse, risk

Feber är ett reaktion från kroppen som signalerar om att något inte fungerar som det ska? Ofta tar man då febernedsättande, dvs en korrigerande åtgärd. Ibland fungerar det med bara en liten korrektion men när det är riktigt illa, krävs en större operation – I ledningssystemet så kan det innebära att du behöver ändra i processen.

De avvikelser som upptäcks under den årliga kontrollen, ger en möjlighet att förbättra verksamheten. Det är viktigt att klargöra  att syftet med internrevisionen är att hitta förbättringsmöjligheter, inte att misstänkliggöra och bedöma enskilda individer.

Egenvård

Man ska vara medveten om att den årliga kontrollen omöjligt kan se hela systemet, därför är det viktigt att alla medarbetare är medvetna och lyhörda för signaler/symtom om att något inte fungerar som det ska, eller kan förbättras.

Genom att lyfta avvikelser, risker och möjligheter, kan större olyckor föhindras och upprepas.

Lagkrav

Vilka lagkrav måste din verksamhet följa? Hur säkerställer ni lagefterlevnaden?

  • Miljöbalken SFS 1998:80
  • Avfallsförordningen 2011:927
  • Arbetsmiljölagen 1977:1160
  • Organisatorisk och social arbetsmiljöarbete AFS 2015:
  • Systematisk arbetsmiljö AFS 2001:1

Ovan är exempel på några lagar och förordningar som varje verksamhet behöver känna till. Vid en internrevision säkerställs att ansvariga gör uppföljningar av lagar som berör deras verksamhet.

Planera för interrevisionen

Skapa en tydlig plan och process för internrevisionen och tydliggör vem som ansvarar för de olika delarna i organisationen. Lägg upp en tidsplan – med fördel i organisationens årshjul – så att alla vet förutsättningar och vilka processer som kommer att kontrolleras.

Tydliggör hur resultatet kommer att återges, lagaras och kommuniceras. Låt all berörda få möjlighet att ta dela av det, gärna på intranätet. Följ upp åtgärdade avvikelser, behövs nya rutiner, mer resurser, annat?

Frågan om internrevision behövs?

Svaret är JA, för att förhindra att organisationen missar viktiga symtom på bl.a ej fungerande processer.

Vilka lagar berör din verksamhet?
Behöver ditt företag stöd med internrevisioner för årlig hälsokontroll av ledningssystemet?